Reduzca tiempos de espera hasta un 60% y controle cada atención desde un solo sistema

Turno Digital es una plataforma integral para la gestión omnicanal de turnos, citas y flujos de atención presencial y virtual en Colombia. Conecta kioscos, pantallas, WhatsApp, IA y módulos de analítica para erradicar las filas y optimizar la experiencia de usuario y la eficiencia operativa.

A diferencia de los turneros analógicos o aislados que solo imprimen números, Turno Digital es un ecosistema conectado. Permite agendar por WhatsApp, hacer check-in en kioscos con cédula, llamar usuarios mediante pantallas inteligentes o notificaciones de celular, medir la productividad del asesor en tiempo real y centralizar la operación multisede.

Está diseñado para operaciones de alto flujo como el sector salud (clínicas, IPS, EPS, laboratorios), entidades del sector público, banca y servicios financieros, cajas de compensación, notarías, instituciones educativas y empresas de retail o servicios de atención al cliente.

Funciona como una solución SaaS en la nube híbrida de alto rendimiento y seguridad, lo que permite monitoreo remoto y actualizaciones en tiempo real. También ofrecemos la flexibilidad de implementaciones en la infraestructura local (on-premise) para proyectos corporativos con requisitos de seguridad específicos.

Elimina la necesidad de hacer filas físicas largas, permitiendo una espera informada a través del celular. Los usuarios reciben notificaciones de su turno en WhatsApp, pueden agendar su cita con anticipación, validar su llegada al instante y calificar la atención, logrando un trato transparente y personalizado.

Sí, Turno Digital es un software 100% desarrollado en Colombia por Electronika, adaptado a la realidad del flujo de atención, la infraestructura tecnológica y las necesidades regulatorias de las empresas e instituciones del país, contando con soporte local inmediato.

Contamos con una robusta API de integración y soporte para estándares HL7 y FHIR. Esto nos permite conectarnos de forma segura con los sistemas de Historia Clínica y agendas médicas (HIS) de la IPS o clínica para sincronizar citas, validar admisiones y agilizar el flujo del paciente sin reprocesos.

Clasifica y prioriza a los pacientes según su nivel de Triage (I al V) en lugar de un orden estrictamente cronológico. Además, permite a los médicos y enfermeros gestionar los llamados desde sus consultorios, mostrando alertas visuales prioritarias en las pantallas de la sala de espera.

Permite que el paciente confirme su llegada a la IPS escaneando el código de barras de su cédula física o un código QR de su cita en el kiosco. Esto valida automáticamente su estado de admisión e informa al médico en el HIS que el paciente está listo en sala de espera, reduciendo cuellos de botella en recepción.

Turno Digital registra y consolida automáticamente la trazabilidad del paciente: hora de llegada, hora de check-in, tiempo de espera antes de facturación, tiempo de atención, espera para consulta médica y satisfacción final. Genera reportes en formatos compatibles con las auditorías de calidad de la Supersalud y el área SIAU.

Sí. El sistema cuenta con reglas automáticas de priorización preferencial por ley en Colombia. Los kioscos y el agendamiento por WhatsApp detectan la condición del usuario para asignarle un turno de categoría prioritaria, el cual se ubica automáticamente en la cima de la fila de atención.

Totalmente. Permite segmentar flujos independientes dentro de una misma IPS: toma de muestras, facturación, entrega de resultados y dispensación de medicamentos. Cada área maneja sus propios tiempos, pantallas de llamado y prioridades de acuerdo con la capacidad operativa del servicio.

El usuario inicia un chat por la cuenta oficial de WhatsApp de la entidad. Un asistente virtual con IA o un menú interactivo interactúa con él, le permite elegir la sede, el servicio y la hora, genera la cita en el sistema y le entrega un turno digital o código de confirmación directo en el chat.

Sí, Turno Digital se integra mediante la API oficial de WhatsApp (proveedores oficiales / BSP), lo que garantiza la estabilidad del canal, el uso del check verde de cuenta verificada, el envío de plantillas de notificación aprobadas y evita cualquier riesgo de baneo de la línea.

Se pueden enviar recordatorios de citas con 24 o 2 horas de anticipación, enlaces para confirmación o cancelación, notificaciones en tiempo real cuando falten 3 turnos para su llamado (evitando que deba esperar en la sala física), y un enlace de encuesta de satisfacción al finalizar la atención.

Sí. Si el chatbot de IA no puede resolver la solicitud del usuario o si este requiere atención especializada, el sistema transfiere de forma fluida la conversación junto con todo el historial previo a la consola multicanal de un asesor humano de servicio.

Sí, es posible habilitar la API oficial de WhatsApp sobre el mismo número de teléfono fijo o celular actual de la empresa, manteniendo la identidad de marca unificada para que los clientes identifiquen el canal de manera confiable.

Sí, mediante la funcionalidad de "Fila Virtual", el usuario puede chatear por WhatsApp estando a unas cuadras de la sede, consultar el estado de la fila en tiempo real, tomar un turno digital y llegar directamente a ser atendido, reduciendo a cero el tiempo de espera física en el establecimiento.

Es compatible con kioscos multimedia de pedestal (tótems metálicos con pantallas táctiles capacitivas), mini-kioscos de pared, tablets de check-in y pantallas profesionales de señalización digital de cualquier marca bajo sistemas operativos Android, Windows o Linux.

La pantalla muestra de forma elegante una zona multimedia para videos institucionales o televisión en vivo, y un panel lateral o inferior dinámico con el listado de turnos llamados, el consultorio o módulo correspondiente y un sonido de alerta con voz sintetizada (Text-to-Speech) que pronuncia el turno y módulo.

Sí. Los kioscos pueden equiparse con lectores de código de barras de alto rendimiento que escanean la parte trasera de la cédula de ciudadanía colombiana (código PDF417) o lectores de cédula digital, extrayendo el nombre completo, número de documento y género para un check-in inmediato de 2 segundos.

El software de Turno Digital detecta automáticamente el estado del hardware y envía una alerta al correo o panel del administrador sobre el fin del papel. Además, ofrece al usuario la opción de recibir su tiquete de forma digital en su celular por SMS o WhatsApp, evitando detener la operación.

Totalmente. La interfaz táctil del kiosco se personaliza con los colores, logotipos, tipografías y botones de servicio de su marca. Asimismo, el tiquete impreso incluye el logotipo de la entidad, número de turno, fecha, hora, servicio y un código QR opcional para que el usuario consulte el avance de la fila en su celular.

Todos los dispositivos físicos se conectan de manera segura a internet mediante Wi-Fi o cable de red estructurada (Ethernet). El software de los kioscos y las pantallas se comunica en tiempo real con el servidor en la nube mediante conexiones estables por WebSockets.

Sí. Sincroniza citas y prioriza usuarios preferentes. Cuando un usuario con cita previa llega a la sede física y realiza su check-in en el kiosco, el sistema lo inserta automáticamente en la fila correspondiente y le da prioridad de acuerdo a la hora exacta de su cita, evitando que personas sin cita alteren el orden de atención programado.

A través de campañas automáticas de confirmación omnicanal por WhatsApp y SMS. El sistema interactúa con el usuario días antes solicitando confirmación; si el usuario cancela, el cupo se libera de forma automática e inmediata en la agenda web para que otra persona pueda tomarlo.

Sí. El sistema permite configurar agendas personalizadas para cada profesional o asesor, indicando su horario de atención, especialidad, duración promedio de cada servicio y la sede o consultorio físico asignado, facilitando el control individual de la operación.

Sí. El enlace recibido en su confirmación o mediante el chat de WhatsApp le permite ingresar al portal de autogestión para cambiar la fecha y hora de su cita o cancelarla con un solo clic, actualizando la disponibilidad del sistema en tiempo real.

Es una función mediante la cual los asesores o personal de bienvenida (anfitriones) pueden asignar o redirigir turnos desde una tablet táctil. Esto permite resolver dudas rápidamente o direccionar de forma preferente a usuarios con requerimientos especiales que tengan dificultad al usar el kiosco.

Si un profesional se excede en el tiempo promedio estimado para una atención, el sistema envía una alerta visual discreta en su consola operativa y notifica al dashboard del supervisor de sede, permitiendo redistribuir los turnos en espera para optimizar los tiempos globales.

Ofrecemos un panel de control gerencial y operativo que muestra la cantidad de turnos en espera, turnos atendidos, asesores activos, tiempo promedio de espera y atención actual, alertas de niveles de servicio (SLA) y niveles de congestión por sede en tiempo real.

Implementamos agentes de IA conversacional para automatizar la atención en WhatsApp, respondiendo preguntas frecuentes sobre servicios, guiando al usuario para elegir la especialidad adecuada, extrayendo datos para crear la cita y prediciendo el mejor horario de atención según datos históricos de congestión.

Sí. La plataforma permite programar y exportar reportes detallados en formatos Excel, CSV y PDF. También cuenta con integración nativa con herramientas de Business Intelligence como Power BI, Looker Studio o Tableau a través de conectores directos.

Registra el momento exacto en que el asesor inicia sesión, llama a un turno, inicia la atención, finaliza el servicio, entra en estados de pausa (almuerzo, capacitación) y cierra su jornada. Calcula métricas clave como número de personas atendidas y adherencia a tiempos estándar.

Permite configurar encuestas transaccionales que se envían automáticamente al celular del usuario por WhatsApp o SMS segundos después de finalizar su atención, o que se responden en una pequeña pantalla de calificación en el módulo del asesor, midiendo el nivel de satisfacción de manera instantánea.

Una implementación básica en la nube que incluye agendamiento web y turnero con software en sitio puede tomar entre 1 y 2 semanas. Proyectos complejos con integraciones HIS/CRM a la medida y hardware especializado de kioscos se despliegan típicamente en 4 a 6 semanas.

Brindamos jornadas completas de capacitación teórico-práctica para los asesores operativos, administradores del sistema y supervisores. Adicionalmente, entregamos manuales de usuario interactivos, videos explicativos breves y acceso a nuestra base de conocimiento para resolver dudas del día a día.

Recomendamos un ancho de banda básico de mínimo 5 Mbps dedicados para la comunicación de la consola del asesor y el kiosco con el servidor en la nube. En sedes con pantallas de llamado que reproduzcan video en alta definición en la nube, se aconseja contar con 10 Mbps en adelante.

Incluye soporte remoto de nivel 1, 2 y 3, acuerdos de niveles de servicio (SLA) según el alcance contratado, actualizaciones de software incluidas dentro del plan activo y mantenimiento preventivo del hardware de kioscos cuando el proyecto lo contempla.

Sí. De hecho, recomendamos iniciar con una prueba piloto estructurada en una sede estratégica de alto flujo para validar la adaptación de los flujos de atención y la adopción de la tecnología por parte del personal, asegurando un despliegue masivo óptimo en las demás sucursales.

Todo canal de contacto (WhatsApp, Web, Kiosco) incluye la visualización y aceptación previa de la autorización de tratamiento de datos personales de la entidad. Las bases de datos se almacenan de forma segura cumpliendo estrictamente los lineamientos legales establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sí. Toda la comunicación entre navegadores, kioscos, pantallas y nuestros servidores viaja encriptada usando protocolos de seguridad HTTPS, SSL/TLS de última generación. Los datos de identificación personal sensibles son encriptados en reposo en nuestras bases de datos en la nube.

Sí. Contamos con un robusto control de acceso basado en roles (RBAC). Se pueden definir diferentes niveles de acceso: superadministrador, administrador de sede, supervisor, facturador, profesional médico o asesor de atención, asegurando que cada persona solo acceda a los datos pertinentes a su labor.

Los servidores de producción están alojados en centros de datos de clase mundial (AWS y Google Cloud) con infraestructura certificada bajo estándares ISO 27001, SOC 2, HIPAA (para sector salud), y con esquemas avanzados de redundancia geográfica y copias de seguridad diarias.

Implementamos políticas estrictas de contraseñas seguras, autenticación de doble factor (2FA) opcional para cuentas administrativas, auditorías de logs de todas las acciones del sistema, protección perimetral con WAF para mitigar ataques DDoS, y pruebas periódicas de vulnerabilidad en nuestro código.

El licenciamiento del software se maneja mediante un modelo de suscripción mensual o anual (SaaS), el cual varía según el número de sedes, cantidad de módulos activos (citas, turnos, WhatsApp API, analítica, IA) y la cantidad de asesores o módulos de atención simultáneos.

Ofrecemos modalidades flexibles. Los kioscos, tablets y pantallas de llamado pueden adquirirse por compra directa con garantía de fábrica según las condiciones del equipo, o mediante arrendamiento operativo mensual cuando el proyecto requiere soporte físico y renovación tecnológica.

La API oficial de WhatsApp Business tiene una tarifa que incluye la plataforma de turnos y las tarifas transaccionales oficiales de Meta por sesión de conversación de 24 horas (iniciada por el usuario o por la empresa mediante plantillas), las cuales se facturan según los consumos reales.

Al ser una solución SaaS, el cliente no requiere invertir en servidores locales costosos, bases de datos o licencias de sistemas operativos. Solo debe garantizar la conectividad de red a internet estable en las sedes físicas y los dispositivos de visualización estándar.

Los clientes reportan una reducción promedio de hasta el 45% en los tiempos de espera presencial, incremento del 30% en la productividad de los asesores, disminución del ausentismo a citas médicas a menos del 5%, ahorro significativo en personal de direccionamiento y un aumento notable en la calificación de satisfacción del usuario.